■kdsystem7 Tips
★kdsystem7を使って行く上で、ちょっと役に立つヒントです

  tips16 指導要録データの保守に関する注意点
 ■tips15で説明したデータベースと指導要録のデータの扱いで、厳重に注意すべき点をお伝えします。

 ※「情報管理者」の方は、3学年末の指導要録データを3学年データベースから読み込む場合は、読込モードの選択で、「全学年データ」読込を実行しないように注意して下さい。実行する場合は、必ず「3学年データ」のみの読込を選択して実行して下さい。以下にその理由を列記しますので、ご確認下さい。
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 ★指導要録ファイルは、トラブルに備えて、各学年とも必ずバックアップファイルを生成保存してください。
(1)指導要録yougenbo.xlsmに格納されるデータは、担任教員が入力した内容で、学年末に各学年の持ち上がりデータベースから転記されます。この転記作業は「情報管理者」が行います。

(2)学年が3年生となり、担任が調査書を作成する段階で、持ち上がりデータベースから、1、2年次の要録の所見データなどが読み込まれます。

(3)1、2年次の要録所見の内容を見て、調査書として使用するには修正が必要になった場合、担任教員は必要に応じて文章等の修正を行い、修正内容をデータベースに書き戻す(更新保存)ことが出来ます。

(4)上記(3)の作業が実行された場合、データベース内の1、2年次の内容と、教務部で保存されている指導要録yougenbo.xlsmの内容は異なるものになります。

(5)3学年末に、指導要録のデータを学年データベースから転記する際に、間違って「全学年データ」の転記を選択して転記実行されてしまうと、1,2年次の要録の記録が、3年担任が修正した内容と置き換わってしまいます。

(6)以上の理由から、3年次のデータ転記モードは、必ず「3年データ」のみを転記するを選択して実行して下さい。
  tips15 指導要録→持ち上がりデータベース←調査書の相互関係
 ■指導要録の所見等のデータを、各学年担任が入力した後、そのデータが調査書で利用される流れを解説します。
  tips14 各学校の教務内規への対応
 現場からいただく要望の中で、それぞれの学校の「教務内規」に由来するものもけっこうあります。
 それぞれの内容について、情報交換をしながら対応していますが、申し訳ないことに十分期待に添えないこともあります。
 以下、これまで報告された特徴的なものをご紹介します。
 通知表に校章を入れられるか、など・・・。 
 →各学校にて自由にデザイン変更を行って下さい。
 ※kdsystem7には、付属の通知表があります。5段階、10段階に対応しています。付属のものをそのまま使っていただくか、独自の通知表を使用する場合は、システム付属のマニュアルに従って通知表シートの交換作業を実施して下さい。
 また、付属通知表の仕様変更につきましては、システムの改善・バージョンアップに採り入れるべきと判断された場合は、対応させていただいてます。
★各学校での対応となります。
 一部例外を除いて、通知表の入れ替え作業等をご遠慮させていただいてます。
 各学校の判断と責任においての改変は自由ですので、よろしくお取りはからいください。
 
 欠課超過=不認定時数の設定を変えたい。
 →システム変更を要しない内容であれば対応させていただいてます。
 kdsystem7では、システムsetup時に、「法定時数に対する超過」または「単位数×任意の倍数に対する超過」のどちらかを選択する方式となっています。
 現在、これ以外の設定の変更は予定していません。
★初期バージョンにおいて、この要望を受けました。バージョン713にて2通りの設定を選べるように改良しました。
 学年成績確定後に、特定生徒の評価等のデータを変更できるようにしたい
 →データ管理者によるデータベース変更で対応してください。
 年度成績確定前であれば、教科担任、クラス担任がご自分のツールでデータ変更を行って頂ければ、通常の流れでデータ運用はできます。
 ただし、成績確定して年度がかわった場合、過年度データになったものには、前年度の教科担当者もクラス担任もにデータにアクセスできません。この場合は、データ管理者が、直接データベースにアクセスして、データ変更を行います。
 仮進級などを採用している学校で、前年度不認定評価である生徒が次年度に単位認定されて評価データを変更する場合などは、上記の例になるかと思います。
★左記の例は、それぞれの学校で運用される「教務内規」や、「申し合わせ事項」などを考えた場合に出てくる問題の一例です。
 全体的にみて、個別的な事柄についてのシステム対応はしていません。このような場合は、データベースを直接操作できる管理者対応となります。
 授業欠課だけでなく、「授業遅刻」の記録もデータ化したい
 →現在、「授業遅刻」のデータ化をする予定はありません。
 「授業遅刻」のデータを教務運用している学校の場合が該当します。kdsystem7の開発段階でこの機能は組み込みませんでした。
「授業遅刻」のデータが公式記録として扱われないことが理由です。学校によっては、授業遅刻回数や入室時間などを欠課時数に反映させる場合もあります。kdsystem7では、欠課時数を確定させるための「要素データ」は、各教科担当者の“教務手帳内のデータ”という考え方で設計されています。
★右記の例は、やはりそれぞれの学校の「申し合わせ事項」かと思います。汎用性の観点から、kdsystem7には組み込みません。
 ただし、これらのデータを、システムと直接関係ない別のツールによってデータ化し、“そのツールに組み込まれた機能で”、kdsystem7に送り込むという発想はありえます。各現場でそのようなツールを開発して、kdesystem7と一緒に運用させることは、このシステムの柔軟性を活かすという意味でkdsystem7開発の理念に添うものです。
  tips13 担任&副担任の登録
 学校によって副担任の位置付けや仕事分担などが異なると思いますが、様々な部分で担任をサポートする場面の多い学校では、時には担任と同等の“システムユーザー権限”が必要になる場合もあります。
 kdsystem7では、成績処理などの仕事では副担任は教科成績の入力以外は、殆どの権限がありません。担任不在の場合などは、担任のパスワードで担任のファイルを開けるか、システム管理者に要請するしかありません。
 ↓
 そこで・・・、
 ↓
 副担任にもシステムセットアップの段階で担当するクラスを担任同様に登録することで、フル権限になります。

※kdsystem7の「教員ツール(browser.xlsm)」は担任フルセットで1MBを超える容量になり、動作負担が大きいため、セットアップ時に副担任登録では、必要の無い機能はすべて削除するようにプログラムしています。システム軽量化の仕様ですが、それぞれの学校判断で使用方法をお考え下さい。
  tips12 改定版指導要録と調査書システムを効率的に運用する方法
 平成25年度改定指導要録の参考様式では、総合的学習の時間の欄が“柔軟”な形式になっていることから、各学校独自の運用が予想されます。また、現行の進学用調査書所見と指導要録所見の“整合性”を持たせるために、データベースの共有化と、入力項目の共通化をはかれるようにしました。
 上記のことを踏まえ、kdsystem7の改定版指導要録の「指導に関する記録の2」では、それぞれの学校で運用方法を選択出来るように、各項目を「テキストBOX」化して、BOXを動かすことで自由にレイアウト変更できるようにしました。
また、運用開始前に、レイアウト変更をし易くするために、データシートの先頭行に、テキストBOXの該当する項目を判別できるように、「項目名データ」を入力してあります。

 ※左側が要録面、右側が交換可能なパーツBOX
◆左図画面は要録4ページ目の所見欄ですが、右側の青枠内に調査書所見を呼び込めるテキストBOXが準備されていますので、BOX交換をすることで、調査書所見との“互換性”を持たせることも可能です。
◆「総学評価」の欄も、学年別のBOXを準備しましたので、学年別の扱いを学校独自のものに自由に変えられます。
  tips11 複数の教育課程が混在する環境下でのシステム運用 追加
 2012/7/20更新のver724で、教育課程が混在する場合のシステム上のデータ運用を可能にするマクロを改善・修正しました。内容は以下のとおりです。

■tips10の下図のように、2つ以上の教育課程が混在する場合には、上級学年のデータベースの「科目配列」と、当年度に生成された教員ツールや管理用ツール内のデータシートの科目配列が一致しないことが起こりえますので、データを一括読み込みせず、評価については科目を一つずつ検索してデータコンバートする仕様に変更しました。

■今年度の「混在教育課程」で教員ツールを生成した結果、該当学年の教育課程に存在しない科目名が調査書に記載された場合は、調査書上の該当科目を消去(DEL)し、調査書シート・chdataシート・単位数表シート←→chouyou(データベース)を同時に開いて、全教員ツール生成前の今年度原簿の段階で、“手作業”によりワークシート関数を修正してご利用下さい。
 ※各データはVlookup関数で参照していますので、修正する場合には参照先を間違えないようにして下さい。

  tips10 複数の教育課程が混在する環境下でのシステム運用
 教育課程移行期などで、学年によって教育課程が異なる場合があります。その場合のkdsystem7の運用方法についてまとめてみましたので参考にして下さい。
★上の例の場合、Aのシステムをメインとし、Bは該当学年の調査書と指導要録のデータベースを生成するためだけに使用することになります。
 システムAは、教育課程AとBを混在させて運用するシステムとなります。この時、Aには必要でも調査書B発行学年には必要のない科目が生じた場合は、その科目が教科の枠の中で末尾に配置されるようにセットアップすれば、生成されたAB混在の調査書シート上でその科目を非表示にして運用する方法が考えられます。
 混在システムで生成された調査書シート上の科目表示に不具合が生じた場合は、教員ツール生成前の年度原簿の段階で“手作業”による修正も可能です。(エクセルの強み・・・)
 同じ学校でも、複数の「学科」を運営している場合は、それぞれの学科で別々のシステムを構築することをお奨めします。

  tips9 調査書システムの運用
★調査書発行システムの図式です
@「教員ツール」の内部には、データベースからのデータを一時的に保留しておくシート(chdata)があります。
A入力した所見などは、一端このシートに保存されます。
B教員ツールの「所見シート」から、この内部保留されているデータを、一括して各学年の調査書データベースに上書き(書き戻し)転送します。
C一方、学年成績のデータベースのデータは、管理者が一括して調査書データベースに転送操作します。
D担任は「調査書発行システム」から、学年調査書データを一括読込し、各種調査書の発行が可能になります。
※入力した所見データを転送する前に、学年調査書データを読み込むと、内部保留してある所見データが上書き消去されてしまうので、操作手順を間違わないようにします。

 tips8 一覧表の印刷
★印刷は通常のエクセル操作でできます。
 セットアップされていない状態でbrowser.xlsmファイルを開き、一覧表シートを選択して印刷プレビューを実行すると左図のような画面が表示されます。
 kdsystem7では100科目までは展開できますので、とても大きなシートになっています。初期状態ではA4版60%縮小印刷設定になっています。実際、40科目近い科目を展開する学校であれば、この程度にはなります。
 kd7では、クラスごとに不要な科目や、45名枠の不要な部分を自動でたたんでしまう機能がありますので、相当にコンパクトにできますが、それでも用紙に収まらない場合や、用紙のサイズを変更する場合には、印刷プレビューを見ながら、“手作業”調整して下さい。
※この調整は、教員ツール生成前の、年度の原簿を作成した段階で行って下さい。
《重要!!》
 ただし、シート上の列幅や行幅の変更は行わないで下さい。思わぬトラブルの原因となる可能性があります。

 tips7 許容欠課時数の条件書式の設定
教科の欠課時数の規定は学校によって異なります。kdsystem7では以下のような設定で対応して下さい。
〈許容欠課時数の設定方法〉
@セットアップ時の設定
Setup.Xlsmのcenterシート、法定時数設定欄の→[許容時数の設定へ]ボタンクリックで、設定画面に入れます。
★設定は2通りの設定のどちらかを選択します。
@法定時数に対する設定=法定時数に対しての許容欠課時数を設定する。
A単位数の倍数に対する設定=倍数を指定しての許容欠課時数を設定する。

A教員ツール(browser.xlsm)の一覧表上の設定
★一覧表上の欠課欄では、@で設定した許容時数を超えた場合に太赤字を返すように初期設定されています。
これを変えるには、一覧表の保護を外し、欠課欄全体の条件付書式を変更します。自動で変更するプログラムは組み込まれていませんので、各学校で手作業で対応して下さい。

 tips6 総合的学習&特別活動の運用の考え方
総学や特別活動の教務処理は、学校によってかなり違う場合があり、システムで汎用化するのが困難です。そこで、kdsystem7では以下のような方法での運用をご案内します。
〈総学&特活の評価や欠課時数を毎学期通知表に表示する場合〉
@総学の扱い
★Kdsystem7付属の通知表には総学の欠課を表示する枠が設定されていますので、教員ツールの「出欠入力シート」から総学の欠課を入力することで、毎学期表示されます。
 評価も毎学期表示するような通知表を導入したい場合は、セットアップ時に「毎学期評価入力」指定して下さい。Kdsystem7付属の通知表では毎学期の総学評価の表示が可能です。※ver711以降
A特別活動の扱い
★特別活動の欠課時数を毎学期通知表に表示する場合は、セットアップ時に「特別活動の欠席を使用する」を指定して下さい。担任が出欠を入力するのと同じ形で特別活動の欠席時数も入力できるようにします。また評価の入力機能を追加しました。一覧表と付属の通知表にも評価の欄を追加しました。※ver712以降。

 tips5 生徒一人ひとりの科目番号整備と通知表デザインの留意点
「科目番号」:生徒個々の履修科目を番号で登録することで、選択者別データ入力や、通知表などに各生徒の履修科目だけを表示することが可能になります。
 kd7のヘルプや参考資料でも触れていますが、システム運用上の要ともいえる、「生徒科目番号」の整備は少し大変な作業に思えますが、次のような方法を考えれば、思いの外早く作業を進められます。

〈必修科目と選択科目を分けて整備〉
★miebo.xlsmのmeiboシート上に直接作業をするより、別のファイルを用意して、生徒個々の科目番号を整備し、最終的にmeiboシートに一括貼り付ける方法がベターです。

★必修科目は、各クラス全員が履修するので、必修科目の番号だけで各クラスのパターンを作って、コピーして全員に貼り付けます。これで必修科目の番号だけは簡単に整備完了です。

★選択科目は、一人ひとり持つ番号が異なるのですが、それでもコースや類型で同じ番号になる生徒のグループがあるので、クラス編成資料などを利用して、同じグループごとに並べ替えをして、グループ一括でコピー&ペースト方式で選択科目の番号を一括整備できます。作業完了後、ID番号で“並べ戻し”すれば、簡単に作業ができます。

★最初に一括整備した「必修科目」の列の後ろに、「一括整備した選択科目」を一括貼り付けします。

★さて、このままだと、科目番号は教育課程表の順番(たいてい国語が最初)になっているので、同じ教科で必修と選択があると、前(必修)と後ろ(選択)で分離されてしまいます。そこで、、、

★Kdsystem7では、各教員ツールを生成する際に、この並びを番号順に自動ソートし、同一教科の科目がばらばらにならないようにできます。教員ツール生成時に「確認」が出ますので、「ソートをする」を選択して下さい。

★科目番号の整備段階で番号の配列を気にする必要がないということです。

〈通知表デザイン上の留意点〉
★kdsystem7では、これまで使ってきた各学校の通知表(Excel形式対応)が組み込めます。

★通知表のデザインで、教科名と科目名の枠がある場合、前述の自動ソートをかけると、科目名が教科の枠に適合しない問題が発生する可能性があります。

★この場合は、面倒でも各生徒の科目番号を、教科の枠に適合する順番で並べる必要があります。

★通知表に表示されている教科を履修しない生徒がいる場合などは、科目番号配列のその教科が該当する部分を空欄にして整備する必要があります。
 何百人も生徒がいる学校では非常に困難な作業が想像されます。
※Kdsystem7は汎用性をモットーにシンプル設計を方針としているため、この問題に対応できるシステムは開発していませんが、個別相談には応じておりますで、ご不明な点はお問い合わせ下さい。

★故に、個々の生徒別に科目番号配列を実施した場合は、自動ソートは掛けられませんので、教員ツール生成時に「確認」が出たら、「ソートをしない」を選択して下さい。

 tips4 記号を使って講座展開をする場合のmeiboの作り方
 ★選択科目を積極的に展開している学校では、各クラスで履修生徒だけを抽出して入力する必要があります。Kdsystem7は最大30種類の記号に対応できます。一例を紹介します。
 講座展開の都合で、同じクラスで同じ選択科目でも、違うグループ分けになる場合があります。この場合は、そのグループ記号をmeiboの該当生徒に登録することで、上記のような条件でも別々に入力することが可能です。
〈例〉
選択科目名:政治経済(科目番号「8」)  グループ記号:◎ と ○の場合

→meiboシートの分類記号と科目番号のセルに以下のように入力
★同じ選択の「8」は共通に入力されますが、選択グループが◎の生徒と○生徒をそれぞれ分類して運用します。
★成績入力ツールで「個別送信」を選択すれば、別々に入力作業が可能になります。
〈確認!〉選択記号入力欄の入力方法は以下のことを確認して下さい。
@上記の例のように[科目番号]&[選択記号(選択標記)]の順番でくっつけて入力して下さい。
A選択記号はmeibo.xlsmのopシート上に登録した選択記号と完全に一致させて下さい。
 ※入力ツールで記号が選択されると、自動的にグループ別に名簿を呼び出します。

 tips3 途中学年から調査書・要録データベースを組み込む方法
 ★Kdystem7は1年生段階で調査書・要録データベースを生成して3年(4年)まで持ち上がりますが、はじめてKdsystem7を導入した時の2学年や3学年にデータベースを生成したい場合は次のような方法が考えられます。
 @2、3年生が、当該年度の1年生と同じ教育課程である場合。
 
 例)1年生のデータベース生成操作を実行します。
 ↓
 例)「1choyou2012.xlsm」 1年生用のデータベース\dataフォルダに生成されました。
 ↓
 例)「2choyou2012.xlsm」のようにファイル名変更で学年番号を変えます。
 ↓
 例)「2choyou2012.xlsm」を開いて、1年生のデータを手作業で削除し、名簿、ID番号、成績など過年度データを含めて、手作業で2年生のデータベースを構築して下さい。
 ↓
 手コピー作業によるデータコンバートでは、操作ミスしないよう注意が必要ですが、この方法で途中年度の学年のデータベースをkdsysytem7で運用可能になります。
 
 A2、3年生が、当該年度の1年生と異なる教育課程である場合。

 
生成が必要な学年の教育課程にしたがい、別のフォルダに別のKdsystem7をセットアップし、1年生のデータベース生成操作を実行します。(この作業は当該学年を1年生時のIDで整備するなど、実質kdsystem7を過去の教育課程でフルセットアップする作業になりますので、手間はかかります)
 ↓
 上記@と同様に、当該学年に名前変更し、ファイルを開いてデータ整備を行います。
 ↓
 データ構築後、現在運用中のkdsysytem7の\dataフォルダにコピーして運用開始します。

 tips2 学年によって教育課程が異なる場合の運用の方法
 ★上記tips3のように、学年によって教育課程が異なる場合は、予め複数のシステムを構築して、サーバー内で分けて運用することをお奨めします。
 Kdsystemでは、教育課程移行期など、教育課程が複数になる場合でも、混在させて成績処理を運用することが可能です。
 ↓
 ただし、調査書や要録などは、各教育課程ごとに生成する必要があります。
 ↓
 そこで、複数の教育課程を運用するには、以下のようにKdsystem7をセットアップすると管理しやすくなります。
 ↓
 (例)※フォルダ名は任意です。
 〔親フォルダ〕→kd7master・・・・・・・kdsystem7のマスター版を保存
          →kd7_2012・・・・・・・当該年度運用のKdsystem7(教育課程混在可能)
          →kd7_2012mas・・・・現1年生の教育課程でセットアップ
          →kd7_2011mas・・・・現2年生の教育課程でセットアップ ※それぞれの学年用調査書・要録作成
          →kd7_2010mas・・・・現3年生の教育課程でセットアップ

 ※上記の例は、すべての学年の教育課程が異なる場合です。教育課程が同一であれば、異なる学年でも1つのフォルダで運用できます。

 tips1 生徒写真を使用する場合の超便利ソフトの紹介
 Kdsystem7では、生徒写真を利用できるようになっていますが、負荷を減らすため写真データ量を20KB程度に小さくする必要があります。以下、2つの方法をご紹介します。他の用途でも使える機能ですので参考にして下さい。
[1]撮影した業者からjpgデータを入手できる場合
 ★生徒写真1枚あたり、40KB程度の場合が多いようですが、できればもう少し小さくしたいですね。フリーの専用ソフトをおすすめします。
 「縮小専用」 フリーソフト 
インターネットからダウンロードして使用できます。
★縮小したい画像ファイル(1枚でも複数一括処理でも可能)を起動した「縮小専用」画面の右下にドロップで、元画像が保存されているフォルダに縮小された画像が保存されます。
 たった、これだけの操作で沢山の画像の縮小処理が完了します。

〈感想〉
 これは小さなソフトながら、ものすごく役立つソフトで、しかもフリーです。

〈ダウンロードサイト〉
 i-SECTION.net
 http://i-section.net/
[2]プリントされた写真をスキャナーで取り込む場合
 ★手のヒラにのるような小さな写真を1枚1枚取り込むのは到底無理ですので、次の方法で行いましょう。
 大抵の学校が、クラスごとに見開き2ページの大きな台紙に、左右20枚ずつ貼って運用していると思います。その台紙を直接スキャナーにかけて、半面20枚ずつ取り込みます。最近のスキャナー付属のソフトであれば、写真1枚範囲指定すれば、その範囲をドラッグ移動して次の写真も素早くスキャン出来ますから、一度に20人分をスキャンしてしまい、保存時に生徒のID番号(1年1組1番=10101.jpg)で保存します。大体1クラス、処理速度がある程度早ければ20分程度の作業時間でできます。取り込みのサイズ設定で、1枚あたりの容量が20KB程度になるように設定して下さい。